¿Por qué es importante digitalizar los archivos? por yescandohouston

A pesar de los avances de la era digital, sigue habiendo una gran cantidad de personas que se resisten a convertir sus archivos al medio digital. Y aunque en las grandes empresas existe un montón de papeleo para gestionar, aun hay algunos que todavía se adhieren a las viejas maneras - las carpetas de papel en los montones de cajas de cartón o interminables filas de los gabinetes de archivos ordenados en orden alfabético o numérico de la clasificación.

Esta terquedad de ir contra el flujo del tiempo puede conllevar muchos problemas para estos 'veteranos' que alegan que la mejor forma es la de la vieja escuela. Ellos, por desgracia, no conocen las maravillas de la digitalización de su gestión de archivos.

1. El acceso fácil. ¿Cómo buscar un archivo realizado hace 5 años sobre un alquiler de un apartamento hecho por un empleado en un determinado departamento? Con papel y todo, todavía tiene que ir a la sala del archivo, buscar la caja o archivador, ver de cuando los alquileres son, mirar el tipo de alquilero y, a continuación, buscar el nombre de departamento y finalmente el nombre del empleado. Esta tediosa tarea requería mucho tiempo y esfuerzo que habría sido aceptable hace 20 años - pero con toda la gente corriendo y de todos los apiladas cargas de trabajo, simplemente hoy en día, no se tiene ese lujo para realizar este tipo de búsquedas. Con la conversión digital los archivos son más accesibles. Le basta con hacer clic en una carpeta aquí, otro allá y buscar un nombre y, el archivo que desea ya está ahí. Vamos a ver si puedes hacer eso con las cajas y archivadores.

2. Almacenamiento fácil. En lugar de grandes salas que se deben ampliar cada año a causa del continuo apilamiento de pilotes de papel y filas y filas de archivadores. Sólo el uso de un DVD, CD, USB, disco duro o lo que tengas (todos los cuales no ocupan ni una habitación) para almacenar la fecha en la que todos necesitamos una vez que la transferencia de sus archivos digitales. En lugar de tener que ampliar las habitaciones una vez te quedas sin espacio, todo lo que necesita hacer es comprar DVD, CD, USB, o un disco duro o tenerlo todo en un servidor en internet, que sería la mejor y más moderna solución.

3.Custodia de confianza - todos ellos son vulnerables al uso y desgaste del tiempo. Pero con todos los archivos convertidos al medio digital, todo lo que se necesita es tener que preocuparse de la mayor cantidad de copias de seguridad que se pueda con el fin de tener copias adicionales por si una es destruida. Intente hacer eso con papel!

4. Duplicación rápida para la transferencia de archivos a un compañero de trabajo en otra sucursal de su inmobiliaria que necesita tener una copia de un archivo que usted tiene? En los viejos tiempos, lo que la gente hacía era fotocopiar / reimprimir los archivos que se necesitaba y se enviaba por correo o paquete. ¿Cuántos días se tarda y cuánto dinero se gastó para este tipo de transferencia de archivos o duplicación - por no mencionar el esfuerzo que se tenía que poner para realizar la tarea. Con los archivos transferidos al medio digital, todo lo que se necesita es hacer clic aquí y allá y ya está. Es mucho más barato y mucho más rápido.

Sobre el autor

Brandon Barchus, un abogado, es consejero sobre eficiencia de documentación legal de varias companias www.yescandoit.com transferencia de archivos al medio digital. Esto ha significado el aumento en eficiencia en el manejo de documentación. Además de la documentación legal, también ha transferido fotos y videos analógicos al medio digital.

Traducción realizado por Google Translate